Orientações Gerais sobre Prestação de Contas

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Última atualização em Quinta, 17 Abril 2014 14:51

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Se regido pela  IN STN 01/97 (Instruções Normativas - IN STN 01/97)

• - Todas as despesas serão comprovadas mediante documentos fiscais ou equivalentes devendo as faturas, recibos, notas fiscais e quaisquer outros documentos comprobatórios serem emitidos em nome da convenente, devidamente identificados com referencia ao título e ao número do Convênio, contendo, imprescindivelmente, data de emissão, descrição detalhada dos materiais, bens ou serviços adquiridos;
• - Não serão aceitos comprovantes que contenham, em qualquer de seus campos, rasuras, borrões, caracteres ilegíveis ou data anterior ou posterior ao prazo de aplicação dos recursos;
• - Todo comprovante de despesa deve ser apresentado, contendo o número do processo e do cheque que efetivou o pagamento, organizado cronologicamente e numerado seqüencialmente, antes da transcrição nos formulários da Prestação de Contas;
• - Os comprovantes originais serão mantidos em boa ordem, no próprio local em que foram contabilizados, a disposição dos órgãos de controle, pelo prazo de cinco aos, contados da aprovação de contas do gestor concedente, pelo Tribunal de Contas da União relativas ao exercício em que forem incluídas em suas contas;
• - A Prestação de Contas deve levar em consideração o disposto na Lei de Licitações, Lei nº 8.666/93, bem como os procedimentos estipulados para a licitação na modalidade de pregão, prevista na Lei nº10.520 de junho de 2002, sendo preferencialmente a utilização de sua forma eletrônica, o que se inviável, deverá ser devidamente justificado pelo dirigente ou autoridade competente; Elaborar o Relatório de Cumprimento do Objeto, conforme modelo disponibilizado pelo Ministério do Esporte;
• - Recolher o saldo não utilizado, por meio do formulário "GUIA DE RECOLHIMENTO DA UNIÃO - GRU", à Conta Única da União;
• - JUNTE OS DOCUMENTOS POR AÇÃO EXECUTADA;
• - Reunir os extratos bancários, desde a data de recebimento dos recursos até a última despesa realizada em ordem cronológica;
• - Reunir todos os documentos de despesas em ordem crescente de data para efeito de elaboração do Relatório de Pagamento;
• - Afixar cópias legíveis de toda a documentação fiscal em folha tamanho A4, evitando perfurar campos importantes ;
• - Relacionar os documentos de despesas no Relatório de Relação de Pagamentos;
• - Relacionar os bens adquiridos no Relatório de Relação de Bens;
• - Conciliar os pagamentos com o extrato bancário no Relatório de Conciliação Bancária;
• - Preencher corretamente os relatórios;
• - Anexar a Guia de Recolhimento da União - GRU do saldo não utilizado;
• - Inutilizar no talonário de cheques em branco o campo destinado à assinatura, em caso de utilização desta modalidade;
• - Anexar o talonário de cheques inutilizados;
• - Enviar a prestação de contas por meio de Aviso de Recebimento (AR) ou SEDEX para o endereço abaixo ou entregar diretamente no protocolo do Ministério do Esporte, quando receberá uma cópia do Ofício de encaminhamento protocolado;
• - Mesmos nos casos em que for dispensável a Licitação, o CONVENENTE deve observar os princípios constantes da Lei nº 8.666/93, sem deixar de considerar igualmente os aspectos de menor preço, de qualidade e de rendimento que possam comprometer o resultado dos objetivos do Convênio, possibilitando assim o melhor aproveitamento dos recursos públicos.

Se regido pela  PI 127/2008  e  PI 507/2011

• - Os comprovantes originais serão mantidos em boa ordem, no próprio local em que foram contabilizados, a disposição dos órgãos de controle, pelo prazo de cinco aos, contados da aprovação de contas do gestor concedente, pelo Tribunal de Contas da União relativas ao exercício em que forem incluídas em suas contas;
• - A Prestação de Contas deve levar em consideração o disposto na Lei de Licitações, Lei nº 8.666/93, bem como os procedimentos estipulados para a licitação na modalidade de pregão, prevista na Lei nº10.520 de junho de 2002, sendo preferencialmente a utilização de sua forma eletrônica, o que se inviável, deverá ser devidamente justificado pelo dirigente ou autoridade competente;
• - O Relatório de Cumprimento de Objeto deverá ser inserido no módulo Prestação de Contas do SICONV;
• - Mesmos nos casos em que for dispensável a Licitação, o CONVENENTE deve observar os princípios constantes da Lei nº 8.666/93, sem deixar de considerar igualmente os aspectos de menor preço, de qualidade e de rendimento que possam comprometer o resultado dos objetivos do Convênio, possibilitando assim o melhor aproveitamento dos recursos públicos;
• - São arquivos que deverão ser anexados no módulo “execução” na aba “Licitação” do SICONV, dependendo da modalidade de licitação:
  
  
  Licitação
  - Edital
  - Termo de referência/projeto básico
  - Pesquisa de mercado prévia
  - Publicação de edital
  - Documentos do fornecedor vencedor e proposta vencedora (no mínimo)
  - Propostas dos participantes
  - Homologação e adjudicação
  - Planilha de propostas
  - E, se adesão à Ata de Registros de Preços: consulta ao órgão executor, pesquisa de mercado prévia, resposta do fornecedor quanto à capacidade de fornecimento e do órgão executor quanto à aceitação da adesão, ata de registro de preço e homologação do órgão carona, publicação
   
  Cotação Prévia
  - Edital de convocação
  - Termo de Referência
  - Pesquisa prévia de mercado (que não se confunde com a cotação prévia do projeto de convênio, haja vista que o tempo correu e a dinâmica de mercado é outra)
  - Comprovação de publicidade (publicação no portal, anúncio em jornal, etc.)
  - Proposta e documentação do fornecedor vencedor
  - Proposta dos participantes
  - Planilha de propostas
  - Homologação da cotação prévia
   
  Pesquisa de Mercado
  - Termo de referência simplificado
  - Propostas de mercado
  - Planilha de propostas
  - Homologação
   
  Dispensa
  - Fundamento da dispensa (parecer da discricionariedade)
  - Pesquisa de mercado prévia com cotação de, pelo menos, três empresas
  - Termo de referência ou projeto básico
  - Documentação e proposta do fornecedor
  - Parecer jurídico
  - Publicação 
   Obs.: como existem diversos casos de dispensa, é interessante verificar o fundamento para saber quais documentos deverão ser inseridos. Por exemplo: se for dispensa em decorrência de licitação frustrada, exigir o processo de licitação frustrada
   
   
  Inexigibilidade
  - Fundamento da inexigibilidade, com demonstração clara de toda a documentação que comprove a inviabilidade de competição
  - Avaliação de custo (com três outras propostas do fornecedor em contratos análogos)
  - Termo de referência ou projeto básico
  - Documentação do fornecedor e proposta
  - Homologação
  - Publicação
   
  São arquivos que deverão ser anexados no módulo “execução” na aba “contrato” do SICONV:
  a) Termo de contrato assinado e digitalizado; e
  b) Demonstrativo de publicação, se for o caso.
   
  São arquivos que deverão ser anexados no módulo “execução” na aba “Documento de Liquidação” do SICONV:
  a) Documentos contábeis (faturas, folha de pagamento e extrato da conta específica com marcação do débito etc) com a referência do convênio.
   
  São arquivos que deverão ser anexados no módulo “execução” na aba “Pagamento” do SICONV:
  a) Comprovantes de pagamento.
   
  OBSERVAÇÃO:
  A Capacidade para inserção de arquivos Sistema é de 1 MB ultrapassando esse tamanho o mesmo deverá ser dividido.